KI-Meeting-Protokoll und DSGVO: was erlaubt ist

Kaum ein KI-Werkzeug wird im deutschen Arbeitsalltag so beiläufig eingeschaltet wie der automatische Protokollant im Videocall, und kaum eines berührt so viele Rechtsgebiete gleichzeitig. Die gute Nachricht: Es gibt einen sauberen Weg. Die schlechte: Er führt nicht über einen Haken in den Konferenzeinstellungen.

Der Unterschied, an dem alles hängt: Mitschnitt oder Transkription?

§ 201 StGB stellt unter Strafe, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Das ist kein Datenschutzverstoß, sondern eine Straftat, und sie trifft die handelnde Person, nicht abstrakt das Unternehmen.

Reine Live-Transkription ohne Speicherung einer Audiodatei fällt nach verbreiteter juristischer Einschätzung nicht darunter, weil keine Aufnahme auf einem Tonträger entsteht. Viele Werkzeuge puffern den Ton jedoch zwischen, um ihn zu verarbeiten, und genau dieser Zwischenschritt kann die Bewertung kippen. Deshalb ist die erste Frage an den Anbieter nicht „Was macht ihr mit den Daten?“, sondern „Entsteht zu irgendeinem Zeitpunkt eine Audiodatei, und wo liegt sie wie lange?“

• Die DSGVO-Prüfliste mit 7 Punkten
• Audio-Tools im Katalog

Warum eine Ansage im Chat keine Einwilligung ist

Eine wirksame Einwilligung ist freiwillig, informiert und widerruflich. Ein Hinweisbanner, das erscheint, während der Kunde schon spricht, erfüllt keinen dieser drei Punkte. Nach der Rechtsprechung kann zwar bereits ein bewusstes Weitersprechen in Kenntnis der Aufzeichnung genügen, aber nur ohne spürbaren Druck, und genau dieser Druck besteht in Bewerbungsgesprächen, Mitarbeitergesprächen und Verhandlungen fast immer.

Tragfähig ist die Ansage vor dem Start, mit einer echten Möglichkeit zu widersprechen, und ein Protokoll, das erkennbar nachträglich abschaltbar ist.

Wann der Betriebsrat mitentscheidet

Nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Nach ständiger Auslegung reicht die objektive Eignung zur Überwachung aus, eine entsprechende Absicht ist nicht nötig.

Ein Werkzeug, das jedes Wort einer Person mit Zeitstempel und Sprecherzuordnung festhält, ist dazu ohne Weiteres geeignet. In Betrieben mit Betriebsrat führt der Weg deshalb über eine Betriebsvereinbarung, und die ist ohnehin der bessere Weg, weil sie Zweckbindung und Löschfristen verbindlich festschreibt.

Die Einführung, die hält

• Zweck schriftlich festlegen und begrenzen: Ergebnisprotokoll und Aufgaben, nicht Wortprotokoll und Bewertung.
• Audiodateien nach der Verarbeitung löschen, mit einer Frist in Tagen, und die Frist beim Anbieter vertraglich verankern.
• Externe Teilnehmer vor dem Start fragen, nicht danach informieren.
• Die Zuordnung einzelner Aussagen zu Personen abschalten, wo sie für den Zweck nicht gebraucht wird.
• Vor dem Rollout prüfen, ob Artikel 35 DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung verlangt, insbesondere bei Beschäftigtendaten.

• Trainings-Opt-out beim Anbieter durchsetzen
• Produktivitäts-Tools im Katalog

Was ein Protokoll vor Gericht wert ist

Weniger, als viele annehmen. Eine maschinelle Mitschrift ist kein Wortprotokoll, sondern eine fehlerbehaftete Rekonstruktion: Fachbegriffe, Eigennamen, Zahlen und alles im Dialekt Gesprochene sind die typischen Fehlerquellen. Wer sie ungeprüft als Beleg verschickt, schafft ein Dokument, das gegen ihn verwendbar ist.

Deshalb gehört unter jedes automatische Protokoll ein Vermerk, dass es maschinell erstellt und nicht geprüft wurde, und vor jeden Versand nach außen eine kurze Durchsicht durch einen Menschen.

Das ist eine redaktionelle Einordnung und keine Rechtsberatung. Alle Rechtsstände in diesem Text sind am 28. Juli 2026 geprüft worden; Gesetzeslage und Anbieterpraxis ändern sich.